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Sep 22, 2026
Lorsqu’un employé quitte un bureau, son ordinateur portable peut généralement être remis directement au service informatique. Lorsqu’un employé travaille à distance, l’appareil peut toujours se trouver à son domicile et contenir des informations sur l’entreprise, ses clients ou ses employés.
L’ITAD pour les effectifs travaillant à distance commence donc par un processus fiable de récupération des appareils : une propriété clairement définie, des instructions de retour simples, un transport documenté et une procédure de traitement définie une fois l’équipement reçu.
La principale lacune concerne souvent ce qui se passe entre la remise de l’appareil par l’employé et sa réception par le fournisseur ITAD. Envoyer une boîte de retour à un ancien employé n’est que la première étape. L’organisation doit également disposer d’une chaîne de traçabilité documentée indiquant comment l’appareil a été retourné, transporté, reçu et finalement traité.
Lorsque la LPRPDE (PIPEDA) s’applique, une organisation demeure responsable des renseignements personnels sous son contrôle lorsqu’un tiers participe à leur traitement ou à leur manipulation. D’autres lois fédérales ou provinciales sur la protection de la vie privée peuvent imposer des exigences similaires selon l’organisation et la juridiction concernées.
Pour la récupération des appareils à distance, cela signifie que le processus de retour doit protéger à la fois l’équipement et les informations qu’il contient. Les appareils doivent rester chiffrés ou protégés de toute autre manière lorsque cela est possible, les expéditions doivent pouvoir être suivies et associées à un actif précis, et les instructions de retour doivent limiter les manipulations inutiles.
L’établissement de réception doit également enregistrer l’appareil à son arrivée et le rapprocher du retour prévu, afin de créer une chaîne de traçabilité documentée depuis le retour par l’employé jusqu’au transport et à la réception.
Utiliser l’effacement à distance comme mesure de protection pendant le transport
Lorsque l’appareil est toujours inscrit et accessible via votre plateforme de gestion, un effacement à distance ou une autre mesure de sécurité à distance approuvée peut réduire les risques liés à son expédition. Si cette étape fait partie de votre processus de départ des employés, il est préférable de l’effectuer lorsque l’appareil est encore en ligne et sous gestion active.
Les actions à distance dépendent de la connexion de l’appareil au service de gestion. Si un employé éteint l’ordinateur portable ou si celui-ci cesse de communiquer avec le service, un effacement en attente peut ne pas être exécuté avant que l’appareil ne se reconnecte. Le moment choisi est donc important : les mesures de sécurité à distance doivent être envisagées lors du processus de départ, et non après le début de l’expédition de retour.
Un effacement à distance doit également être distingué du rapport final d’assainissement ITAD. À moins que la méthode à distance respecte la norme d’assainissement approuvée par votre organisation et puisse être vérifiée, l’établissement de réception doit tout de même assainir l’appareil ou en vérifier l’état à l’aide d’une méthode appropriée et documenter le résultat au niveau de l’actif.
Notre guide sur la destruction des données ITAD explique les méthodes NIST SP 800-88, la vérification et les situations dans lesquelles l’effacement logique ou la destruction physique sont appropriés.
La récupération des appareils à distance est beaucoup plus facile à gérer lorsqu’elle est intégrée au processus de départ des employés plutôt que traitée comme une étape de suivi distincte. Les RH peuvent gérer le départ, tandis que le service informatique tient à jour les registres des actifs. Le processus doit donc avoir un responsable clairement défini et une transmission précise entre les deux.
Une séquence pratique peut se présenter comme suit :
L’association du suivi de l’expédition au registre de l’actif est particulièrement importante. Savoir qu’un colis est arrivé ne permet pas de confirmer quel appareil a été retourné. Le suivi au niveau de l’actif comble cette lacune et crée un dossier plus clair, du départ de l’employé jusqu’à la disposition finale.
Une main-d’œuvre canadienne répartie géographiquement peut entraîner des itinéraires de retour très différents selon l’emplacement des employés. Un retour prépayé depuis le centre-ville de Toronto et un autre depuis une communauté éloignée peuvent impliquer des délais de transport, des options de messagerie et des coûts différents. Une seule échéance de retour ne conviendra donc pas toujours à toutes les situations.
Il est généralement plus utile de suivre les retours prévus individuellement et de signaler les exceptions que de supposer que chaque expédition suivra le même calendrier. Le dossier de retour doit indiquer quand le kit ou l’étiquette a été remis, quand l’appareil est entré dans le réseau du transporteur et quand il a été reçu.
Pour les retours en volume dans une même région, une collecte coordonnée peut être plus pratique que l’organisation d’expéditions individuelles. eCycle Solutions propose des services de collecte ainsi que des options de retour prépayé et de messagerie pour les appareils à distance. Notre réseau de sites partout au Canada peut également contribuer à réduire la distance que les actifs doivent parcourir pour être traités.
Une fois qu’un appareil retourné arrive dans l’établissement ITAD, il entre dans le même processus de traitement contrôlé que les autres équipements retirés du service. Les données sont assainies ou vérifiées, l’actif est testé et évalué, et son état ainsi que sa valeur marchande déterminent s’il convient à la réutilisation, à la revente ou à la récupération des matériaux.
Les appareils ayant encore une valeur peuvent être remis à neuf et commercialisés par l’intermédiaire de notre service de revente et de remise à neuf. Les équipements qui ne conviennent plus à la réutilisation sont traités dans le cadre d’un processus responsable de récupération des matériaux. Notre service ITAD couvre le suivi des actifs, la destruction des données et les rapports qui permettent de relier l’appareil retourné aux registres de l’organisation.
Le modèle de récupération approprié dépend du volume, de la répartition géographique, de la valeur des appareils et de la sensibilité des données. Pour les organisations qui traitent occasionnellement des retours à distance, les kits prépayés peuvent suffire. Des volumes de rotation plus importants ou des exigences de sécurité plus complexes peuvent justifier un programme plus structuré avec des déclencheurs automatisés lors du départ des employés, un suivi centralisé et une logistique coordonnée.
Une approche courante consiste à envoyer directement à l’employé un kit de retour prépayé, ce qui fonctionne bien pour les départs individuels. Pour des volumes plus importants ou des groupes d’employés situés dans une même zone, une collecte coordonnée peut être plus pratique. Le processus fonctionne mieux lorsque la récupération des appareils est intégrée au processus de départ, afin que le retour soit déclenché automatiquement et suivi en fonction des actifs attribués à l’employé.
L’organisation doit continuer à considérer les informations présentes sur l’appareil comme relevant de sa responsabilité en matière de sécurité et de protection de la vie privée, conformément aux lois qui lui sont applicables.
Si l’appareil est toujours inscrit, accessible et que votre politique de sécurité l’autorise, un effacement à distance ou une autre mesure de sécurité approuvée avant l’expédition peut réduire les risques pendant le transport. L’appareil doit tout de même suivre le processus normal d’assainissement et de vérification ITAD de l’organisation après sa réception, à moins que la méthode à distance elle-même respecte la norme d’assainissement approuvée et puisse être correctement vérifiée.
Commencez par traiter la situation à la fois comme un problème de récupération d’actif et de sécurité de l’information. Confirmez quel appareil avait été attribué, si les mesures de sécurité à distance ont été effectuées avec succès, quelles informations peuvent avoir été stockées sur celui-ci et si les circonstances nécessitent une escalade conformément aux procédures de protection de la vie privée ou de réponse aux incidents de votre organisation. Documentez le résultat plutôt que de clore le dossier comme une simple perte d’actif.
Oui. Un programme de récupération d’appareils à distance peut prendre en charge des employés répartis dans plusieurs provinces, même si la disponibilité des transporteurs, les délais de transit et les options de retour peuvent varier selon l’emplacement. Faire appel à un seul fournisseur pour les retours à l’échelle nationale peut simplifier la logistique, le suivi des actifs et les rapports finaux, même lorsque les expéditions individuelles empruntent des itinéraires différents.
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